Privacy Statement

1. Inleiding

Dit is het Privacy Statement van Confius B.V. (KvK. 34273566).

Het Privacy Statement wordt hierna ook wel aangehaald als “Privacy Statement” of als “Statement”. Confius B.V. wordt hierna aangehaald als “Confius” of “wij”, “we”, “ons” of “onze”.

Confius ontvangt persoonsgegevens in verband met haar dienstverlening,

  • waarbij Confius voor haar opdrachtgevers de juiste kandidaat zoekt voor vaste of tijdelijke posities;
  • Confius een gepaste functie zoekt voor kandidaten die een nieuwe stap in hun carrière willen zetten, al dan niet in de vorm van een outplacementtraject;
  • na een plaatsing daarover met alle partijen evalueren;
  • en/of Confius gesprekken voert met kandidaten in verband met te maken keuzes over hun toekomstige carrière, al dan niet in de vorm van een coachingstraject;
  • en waarbij Confius persoonlijkheidsevaluaties en/of intelligentie beoordelingen uitvoert of assesments in de meest brede zin van het woord, te gebruiken bij alle vormen van de hiervoor genoemde dienstverlening.

Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), die vanaf 25 mei 2018 geldt, is Confius is bij het uitvoeren van haar dienstverlening verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid verwerkt en worden vertrouwelijk behandeld. Confius is op de hoogte van de voorschriften die de AVG haar oplegt in verband met de verwerking van de door haar ontvangen persoonsgegevens en neemt deze en de daarop gebaseerde wet- en regelgeving in acht op de in dit Statement beschreven wijze. Confius waarborgt de bescherming van de privacy van de gebruikers van haar website. Daarnaast probeert Confius het contact met haar kandidaten, cliënten en andere relaties zo persoonlijk mogelijk te maken.

Met dit Privacy Statement wordt u geïnformeerd over onder andere welke persoonsgegevens worden verzameld, voor welk doel dit gebeurt en hoe deze worden verwerkt. Ook wordt beschreven welke rechten u in dit verband heeft.

 

2. Gebruik van persoonsgegevens

Dit Statement is van toepassing op de persoonsgegevens die Confius verwerkt van:

  • (mogelijke) kandidaten;
  • contactpersonen van opdrachtgevers;
  • contactpersonen van organisaties waarvan Confius diensten afneemt (hierna ook wel “leveranciers” genoemd);
  • contactpersonen van organisaties waaraan Confius diensten aanbiedt;
  • personen met wie Confius contact zou moeten opnemen om meer te weten te komen over kandidaten, waaronder door kandidaten opgegeven referenten;
  • personen waarmee in noodgevallen contact moet worden opgenomen;
  • overige relaties van Confius.

Om van de diensten van Confius B.V. gebruik te kunnen maken, verstrekken de hierboven genoemde personen persoonsgegevens aan Confius, of worden er door derden over deze genoemde personen persoonsgegevens aan Confius verstrekt. Deze persoonsgegevens worden door Confius B.V. uitsluitend gebruikt om haar diensten te kunnen uitvoeren.

Indien deze persoonsgegevens niet aan ons worden verstrekt, kunnen wij onze diensten niet uitvoeren of geen gehoor geven aan de aan Confius geuite verzoeken om contact op te nemen.

 

3. Soorten persoonsgegevens

Contactpersonen van opdrachtgevers verstrekken met name de benodigde contactgegevens van hun organisatie aan Confius of de gegevens van de individuele contactpersonen binnen hun organisatie.

Contactpersonen van leveranciers verstrekken met name de benodigde contactgegevens van hun organisatie aan Confius of de gegevens van de individuele contactpersonen binnen hun organisatie.

(Potentiele) kandidaten worden verzocht de voor hen relevante onder 3 opgesomde persoonsgegevens aan te leveren via apply@confius.nl. Veel van deze informatie wordt door (potentiele) kandidaten aangeleverd in de vorm van een Curriculum Vitae (“CV”) en een motiveringsbrief.

Gegevens die kunnen worden verwerkt zijn met name:

  • Naam, contactgegevens zoals adres, telefoonnummer(s) en e-mailadres;
  • Geslacht;
  • Nationaliteit, burgerlijke staat, geboortedatum en -plaats;
  • Foto;
  • BSN nummer en identiteitsbewijs (indien wettelijk vereist);
  • Bankrekeningnummer;
  • Financiële informatie (als Confius een financieel antecedentenonderzoek moet doen);
  • Gegevens omtrent salaris, declaraties, pensioenregeling en andere toepasselijke arbeidsvoorwaarden;
  • Gegevens omtrent de (huidige) functie en dienstverband;
  • Gegevens omtrent het arbeidsverleden en daarbij opgedane kennis en ervaring;
  • Gegevens omtrent gevolgde en afgeronde opleidingen en trainingen;
  • Gegevens omtrent hobby’s en vaardigheden;
  • Gegevens omtrent het functioneren, feedback en daaraan gerelateerde informatie;
  • Gegevens over lichamelijke en geestelijke beperkingen (indien deze van belang zijn voor de positie waarin uit interesse op wordt gereageerd of waarop wordt gesolliciteerd);
  • Gegevens over mogelijke criminele veroordelingen (indien deze van belang zijn voor de positie waarin uit interesse op wordt gereageerd of waarop wordt gesolliciteerd);
  • Informatie over interesses en behoeften ter zake van toekomstig werk;
  • Aanvullende informatie die aan Confius wordt verstrekt;
  • Referentiedetails;
  • Informatie die op verzoek van een kandidaat geraadpleegde referenten aan Confius verstrekken;
  • Informatie die opdrachtgevers over kandidaten aan Confius verstrekken of die Confius van derden ontvangt, bij voorbeeld via vacaturesites ed.
  • Gegevens van contactpersonen in geval van nood.
  • Data en tijdstippen waarop waarmee u toegang heeft tot de diensten van Confius;
  • Beelden van beveiligingscamera’s indien deze zich in het pand waar Confius kantoor houdt, bevindt.

Confius wenst te benadrukken dat deze lijst van persoonsgegevens die Confius verzamelt, mogelijk niet uitputtend is.

Referenten verstrekken met name de benodigde individuele contactgegevens en hun positie binnen hun organisatie aan Confius.

De andere hiervoor genoemde contactpersonen, waaronder personen die zijn opgegeven om te contacteren in geval van nood, verstrekken met name de benodigde individuele contactgegevens.

 

4. Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond

Met toezending van uw persoonlijke gegevens naar Confius B.V. via apply@confius.nl geeft u als (potentiële) kandidaat toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Deze informatie strekt ertoe om ervoor te zorgen dat wij u kunnen wijzen op vacatures van opdrachtgevers die toegespitst zijn op uw individuele omstandigheden en interesses en die kunnen aanbieden. Indien u bent benaderd voor een specifieke vacature, is toezending van deze gegevens noodzakelijk voor het kunnen voorbereiden van een prestatie van u als kandidaat aan de opdrachtgever.

Tevens worden deze gegevens gebruikt voor onder andere de volgende doeleinden:

  • Toezending van een (vacature)overzicht;
  • Opnemen van contact bij een mogelijke voor u passende positie;
  • Opstellen kandidatendossier;
  • Opstellen van rapport van de gekwalificeerde kandidaat;
  • Opstellen van een assessment rapport;
  • Om content en middelen optimaal af te stemmen op uw voorkeuren;
  • Om andere informatie te sturen die voor u van belang kan zijn;
  • Om Confius te helpen de voor u relevantste content en diensten op de Website zo te creëren te publiceren en te verbeteren;
  • Om te garanderen dat de via de Website geleverde content en diensten worden gepresenteerd op de wijze die voor u en uw apparaat het meest efficiënt is;
  • Om u in staat te stellen de interactieve functies van onze Website te gebruiken, wanneer u dat wenst.

Contactpersonen van opdrachtgevers verstrekken met name de benodigde contactgegevens om ervoor te zorgen dat Confius haar diensten in verband met de te sluiten overeenkomsten van opdracht kan leveren en de samenwerking soepel verloopt. Indien de contactpersoon van de opdrachtgever informatie aan Confius verstrekt over hun organisatie in het belang van een verstrekte opdracht, kan Confius deze informatie ook verwerken.

Contactpersonen van leveranciers verstrekken met name de benodigde contactgegevens om ervoor te zorgen dat leverancier de diensten in verband met de te sluiten overeenkomsten aan Confius kan leveren en de samenwerking soepel verloopt. Tevens zal Confius bankgegevens van de opdrachtgever verzamelen in verband het betalen van de toegezonden facturen. Indien de contactpersoon van de leverancier informatie aan Confius verstrekt over hun organisatie, in het belang van bijvoorbeeld het voldoen van een factuur, kan Confius deze informatie ook verwerken.

Indien Confius voornemens is uw persoonsgegevens voor (een) ander doeleinde(n) dan voornoemde verder te verwerken, zal Confius u vóór die verwerking eerst alle relevante informatie over dat andere doeleinde aan u verstrekken.

Referenten verstrekken met name de benodigde individuele contactgegevens en hun positie binnen hun organisatie aan Confius om ervoor te zorgen dat u kunt bevestigen wat u al weet van een kandidaat met als doel dat deze kandidaat de door hem/haar gewenste baan kan krijgen. Zonder contactgegevens is het niet mogelijk om contact op te nemen.

De andere hiervoor genoemde contactpersonen, waaronder personen die zijn opgegeven om te contacteren in geval van nood, verstrekken met name de benodigde individuele contactgegevens in verband met het verzoek daartoe door de verstrekker van deze informatie.

Het gebruiken van uw gegevens door ons zoals hierboven staat beschreven, is toegestaan door de AVG omdat:

  • het noodzakelijk is voor de gerechtvaardigde belangen van Confius in het nastreven van de doelen zoals hierboven aangegeven, waarbij deze belangen in elk afzonderlijk geval niet zwaarder mogen wegen dan uw belangen op vlak van privacy;
  • Confius in sommige gevallen moeten voldoen aan haar verplichtingen volgens wet- en regelgeving, zoals bekendmaking aan de overheid, toezichthouders of regelgevings- en overheidsinstanties;
  • het in sommige gevallen noodzakelijk is voor de uitvoering van een taak in het algemeen belang en, wanneer Confius bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt, deze verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of wanneer de verwerking verband houdt met persoonsgegevens die openbaar zijn gemaakt;
  • deze gegevens zijn verwerkt met uw toestemming die Confius van tijd tot tijd van u verkrijgt.

Confius maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming dat enkel gebaseerd is op geautomatiseerde verwerking met inbegrip van profilering die rechtsgevolgen met zich meebrengen voor u, of u op vergelijkbare wijze treft. Het doen van een assessment valt niet onder profilering.

 

5. Delen persoonsgegevens (Potentiele) kandidaten binnen Confius en met derden

Wanneer u uw persoonsgegevens aan Confius B.V. toestuurt, hebben de bij Confius werkzame consultants en de administratieve en overige ondersteuners toegang tot uw gegevens.

Om het efficiënt gebruik van uw persoonsgegevens te vergemakkelijken en om u de beste diensten en/of mogelijkheden te bieden, kan het soms nodig zijn dat Confius uw persoonsgegevens aan derden verstrekt. Deze verstrekking van persoonsgegevens zal echter alleen in de volgende omstandigheden plaatsvinden:

  • Aan potentiële werkgevers en/of opdrachtgevers:
    Confius B.V. zal uw persoonsgegevens aan deze partijen kunnen versturen in verband met de afgesproken dienstverlening. Dit zal altijd pas na voorafgaand overleg met u worden gedaan.
  • Aan leveranciers, (onder)aannemers en agenten:
    Confius kan andere bedrijven en/of personen van tijd tot tijd contracteren of aannemen om taken namens Confius uit te voeren. Voorbeelden zijn onder meer het hosten en/of bijhouden van Website, het verschaffen van inhoud en/of bepaalde opties die de Website biedt, het opslaan van uw persoonsgegevens en verzorgen van de beveiligde opslag van onze gegevens (de netwerkbeheerder), het beheren van het netwerk, het leveren van marketingdiensten of het verschaffen van financiële updates op uw verzoek, het beheren van de tool voor een uit te voeren assessment. Dergelijke ontvangers zullen alleen toegang hebben tot de persoonsgegevens die ze nodig hebben om hun taken uit te voeren en mogen dergelijke persoonsgegevens niet voor andere doeleinden gebruiken. Deze ontvangers zijn onderworpen aan contractuele geheimhoudingsverplichtingen.
  • Aan de overheid of rechtshandhavingsautoriteiten:
    Confius zal persoonsgegevens delen ingeval Confius van oordeel is dat zij daartoe verplicht is.

Confius heeft met bovenstaande partijen de benodigde verwerkersovereenkomsten gesloten.

Eventueel zal contact opgenomen worden met door u als kandidaat opgegeven referenten om door u aangeleverde informatie te verifiëren. Dit zal zowel schriftelijk als mondeling geschieden.

Voor het overige worden uw persoonsgegevens niet verstrekt aan derden.

 

6. Bewaartermijn

De persoonlijke gegevens worden niet langer bewaard of verder verwerkt dat noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. De bewaartermijn kan verschillen per (categorie) persoonsgegevens.

Met toezending van uw persoonsgegevens als (potentiele) kandidaat geeft u uitdrukkelijk toestemming dat uw persoonsgegevens voor de duur van 1 (één) jaar na de datum van toezending door Confius wordt gebruikt. Indien hiervoor geen toestemming wordt verleend, zullen de persoonsgegevens binnen 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure door Confius worden verwijderd. De partijen waaraan uw persoonsgegevens zijn verstrekt in het kader van de sollicitatieprocedure worden in alle gevallen verzocht de persoonsgegevens binnen 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure te verwijderen, tenzij dit de partij is waarbij u in dienst zult treden.

Voor het verstrijken van de termijn van één jaar, neemt Confius contact met u op met het verzoek of zij uw persoonsgegevens nog één jaar in haar bestand mag houden.

 

7. Rechten op informatie, inzage, correctie en wissen van persoonsgegevens

Krachtens de AVG heeft u de volgende rechten:

  • Informatie en inzage:
    Het recht op toegang tot (inzage) en een afschrift van uw persoonsgegevens: U heeft het recht om bevestiging te vragen of Confius uw persoonsgegevens verwerkt. Als dat het geval is, heeft u recht op toegang tot uw persoonsgegevens en op bepaalde informatie over hoe die worden verwerkt. In sommige gevallen kunt u Confius vragen om u een elektronisch afschrift van uw gegevens te sturen. Na ontvangst van uw verzoek zal Confius u een kopie van de persoonsgegevens verstrekken. Indien u om bijkomende kopieën verzoekt, kan Confius een redelijke vergoeding, op basis van de administratieve kosten, in rekening brengen.
  • Rectificatie
    Recht op het wijzigen van uw persoonsgegevens: U heeft het recht van Confius rectificatie van de onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen. Door middel van onder andere een aanvullende verklaring kunt u aangeven welke gegevens (inmiddels) onjuist zijn onder vermelding van de juiste persoonsgegevens en eventueel de onvolledige persoonsgegevens volledig maken, waarbij de doeleinden zoals opgenomen in dit Statement door Confius steeds in acht worden genomen.
  • Verwijdering
    Recht op vergetelheid/om gegevens te laten wissen: In bepaalde omstandigheden heeft u het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen. U kunt op ieder moment een dergelijk verzoek indienen en dan zal Confius nagaan of aan uw verzoek moet worden voldaan; dit recht is evenwel onderworpen aan wettelijke rechten of verplichten die voor Confius van toepassing zijn inzake het bewaren van gegevens. In situaties waarin wij overeenkomstig de wet beslissen dat aan uw verzoek om uw persoonsgegevens te wissen, moet worden voldaan, zal Confius dit zonder onnodige vertraging doen. Confius is ook verplicht om zonder onredelijke vertraging uw persoonsgegevens te verwijderen in het geval dat u uw toestemming tot verwerking van uw persoonsgegevens intrekt en er geen andere rechtsgrond is voor verwerking ervan of indien uw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.

Een verzoek tot inzage, rectificatie of verwijdering kunt u richten aan de heer W.J.L. (Lodewijk) Lugard via het e-mailadres: privacy@confius.nl.

Indien uw persoonsgegevens zijn gerectificeerd, verwijderd of indien de verwerking ervan is beperkt, stelt Confius eventuele ontvangers van uw persoonsgegevens, inclusief de potentiële werkgevers, hiervan op de hoogte.

 

8. Intrekken toestemming

Afhankelijk van de mate waarin het verwerken van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming, heeft u ook het recht om uw toestemming op enig moment in te trekken. Het intrekken van uw toestemming is echter niet van invloed op de rechtmatigheid van enige verwerking op basis van uw eerdere toestemming voordat Confius een dergelijke intrekking heeft ontvangen.

Uw toestemming kunt u intrekken door uw mededeling hiervan per e-mail te sturen aan de heer W.J.L. (Lodewijk) Lugard via e-mailadres: privacy@confius.nl.

 

9. Recht op beperking

U hebt het recht de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Dit betekent dat uw persoonsgegevens (tijdelijk) niet mogen worden verwerkt. U hebt dit recht als u de juistheid van uw persoonsgegevens betwist, als de verwerking onrechtmatig is en u beperking van het gebruik van de gegevens verzoekt in plaats van verwijdering daarvan, als u uw persoonsgegevens nodig hebt in verband met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering en Confius deze persoonsgegevens niet meer nodig heeft voor de verwerkingsdoeleinden of als u bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking. Indien u een beperking van de verwerking hebt verkregen, mag Confius uw persoonsgegevens niet meer verwerken. Uw persoonsgegevens mogen dan slechts nog worden opgeslagen. Indien u een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens hebt verkregen, wordt u door Confius op de hoogte gebracht voordat de beperking van de verwerking wordt opgeheven.

 

10. Recht op het maken van bezwaar

Indien uw persoonsgegevens worden gebruikt voor het toesturen van een vacature(overzicht), hebt u te allen tijde het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doeleinde. Wanneer u bezwaar hebt gemaakt, worden uw persoonsgegevens niet meer voor dit doeleinde gebruikt.

 

11. Recht op het overdragen van gegevens

U hebt het recht dat u uw persoonsgegevens, die u aan Confius heeft verstrekt, in gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm verkrijgt, zodat u deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke kunt overdragen. Indien dat technisch mogelijk is, heeft u het recht dat uw persoonsgegevens rechtstreeks van de ene verwerkingsverantwoordelijke (in dit geval Confius) aan de andere worden doorgezonden.

 

12. Indienen klacht

U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, die belast is met de behandeling van klachten over de naleving van de wettelijke vereisten betreffende de bescherming van persoonsgegevens.

 

13. Beveiliging van persoonsgegevens

Confius heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de door Confius verzamelde persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder maar niet beperkt tot beveiliging door wachtwoorden, beveiligde dataopslag, afgesloten kasten (en kluis) voor het opbergen van dossiers en Confius streeft ernaar alle redelijke maatregelen te treffen die vereist zijn om ervoor zorg te dragen dat uw persoonsgegevens veilig worden behandeld en in overeenstemming met dit Statement.

Zoals uitgelegd onder “delen met derden” hierboven, deelt Confius uw persoonsgegevens met een of meer van de daar genoemde derden. In de gevallen waarin wij gebruikmaken van externe leveranciers, (onder)aannemers of agenten, blijft Confius toezicht houden over uw persoonsgegevens en beschikt Confius over controlemechanismen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens afdoende zijn beschermd.

Hoewel Confius haar uiterste best doen om uw persoonsgegevens te beschermen, dient u zich ervan bewust te zijn dat het verzenden van informatie via het internet nooit volledig veilig is en kan Confius de veiligheid van uw persoonsgegevens die naar de Website of een derde worden verzonden, niet garanderen; om deze reden is iedere overdracht op eigen risico. Confius zal strenge operationele procedures en adequate, technische en bedrijfsorganisatorische beveiligingsmaatregelen toepassen om ongeoorloofde toegang, verandering, verwijdering of overdracht van persoonsgegevens te voorkomen.

Indien u uw computer met anderen gebruikers deelt, raadt Confius u aan om de optie ‘onthoud mijn gegevens’ niet te selecteren wanneer de Website u die keuze biedt.

 

14. Versturen van persoonsgegevens naar locaties buiten de Europese Unie

Uw persoonsgegevens kunnen worden verstuurd naar een of meerdere landen binnen of buiten de Europese Unie en daar worden verwerkt. Confius zal uw persoonsgegevens alleen naar landen buiten de EU doorgeven waarvan de Europese Commissie van mening is dat u daar een afdoende mate van bescherming heeft of waar Confius passende veiligheidsmaatregelen heeft genomen om de privacy van uw gegevens te waarborgen.

 Voor het uitvoeren van uw rechten kunt u contact met Confius opnemen via het volgende e-mailadres: privacy@confius.nl.

 

15. Marketingcommunicaties

Confius stuurt in principe geen marketingcommunicaties per e-mail. Mocht Confius dat in de toekomst toch willen doen, dan zal zij dat pas doen nadat u hiervoor eerst toestemming heeft gegeven.

 

16. Wijzigingen van dit Statement

Confius behoudt zich het recht voor om de voorwaarden van dit Statement van tijd tot tijd te wijzigen. Confius zal wezenlijke wijzigingen van dit Privacy Statement door passende kennisgeving daarvan op haar website publiceren of door contact met u op te nemen via andere communicatiekanalen. Uiteraard adviseert Confius u ook regelmatig het Privacy Statement op haar Website te bezoeken om te bezien of er wijzigingen zijn doorgevoerd.

 

17. Identiteit en contactgegevens van verwerkingsverantwoordelijke en contact

Indien u meer wilt weten over dit Statement of vragen en/of opmerkingen heeft over uw rechten, de verwerking en onze verdere omgang ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens en/of privacy in het algemeen, kunt u contact opnemen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming (“F.G.”) W.J.L. (Lodewijk) Lugard. Hij is bereikbaar via het volgende e-mailadres: privacy@confius.nl of via de telefoonnummers: +31 (0)20 - 767 0411 of +31 (0)10 - 767 0591 of mobiel +31 (0)6 - 4646 7997.

Confius B.V.
Mei 2018